Préservation et mise en valeur par le conditionnement, le classement, la mise en inventaire, la restauration, la numérisation, la publication sur Internet de votre fonds d'archives patrimonial

Préambule

Vous êtes propriétaire d'un fonds d'archives. Vous avez l'intention de le préserver pour la postérité sur un support de conservation adéquat et de le mettre en valeur par une ouverture virtuelle au public.

L'association Archives online a pour mission de répondre à ces intentions.

La Fondation des archives historiques de l'Abbaye de Saint-Maurice dispose d'un instrument de travail éprouvé et d'une expérience permettant de réaliser ces objectifs.

La plate-forme Digi-Archives est à votre disposition.

Situation

Votre fonds est inventorié selon les normes en vigueur (ISADG), numérisé selon les critères de qualité usuels en la matière, les regestes sont reliés aux images : la plate-forme Digi-Archives vous accueille avec plaisir.

Votre fonds n'est pas prêt à être ouvert au public : Archives online vous donne la marche à suivre.

Prestations d'Archives online

Archives online :

- établit le lien entre le propriétaire du fonds et la Fondation.

- d'entente avec la Fondation, évalue le travail à effectuer et présente un devis pour acceptation au propriétaire du fonds.

- dresse le plan financier et recherche de l'aide pour la part (ou la totalité) du projet qui doit être, le cas échéant, financé par des sources externes. Elle s'engage à remettre les dons reçus à la Fondation.

- propose le contrat de travail qui lie le propriétaire du fonds d'archives à la Fondation.

- supervise le travail effectué par le personnel de la Fondation et sa mise online du fonds d'archives.

- ne requiert aucune prestation du propriétaire du fonds pour son travail. Pour ses frais, elle peut recevoir une participation de la Fondation.

Prestations du propriétaire du fonds d'archives

Le propriétaire confie le travail de mise en valeur à Archives online et à la Fondation.

Le propriétaire s'engage à mettre provisoirement à la disposition d'Archives online et de la Fondation (le cas échéant par lots successifs) certaines parties de son fonds d'archives, selon un plan de travail et un budget précis.

S'il ne peut pas assumer le financement du travail (tout ou partie), il s'engage à participer, dans la mesure du possible, avec Archives online, à la recherche des moyens financiers nécessaires. Si pour des raisons qui lui sont propres il ne désire pas apparaître dans cette démarche, d'autres solutions sont étudiées.

Les travaux déjà engagés par le propriétaire, conditionnement, classement, restauration, inventaires et autres sont considérés comme une prestation du propriétaire pour l'ensemble du projet.

Le propriétaire autorise Archives online et la Fondation :
- à inventorier et numériser les documents remis. (Les travaux de cotation, d'inventaire et de pagination se font sur place ou dans les bureaux de la Fondation par un des nombreux professionnels engagés pour les missions de la Fondation). (Afin de minimiser le coût du projet, il est envisageable que le propriétaire numérise par ses propres moyens, selon les standards de numérisation de la Fondation, les documents qui ne nécessitent pas de traitement particulier).
- à publier sur un site Internet, en principe www.digi-archives.org, l'inventaire et les documents numérisés.
- à établir une copie de sécurité, propriété d'Archives online.

Il s'engage à transférer à la Fondation, dès leur réception, les fonds reçus pour le projet de donateurs sollicités par Archives online ou par d'autres institutions.

Il s'engage à être le seul représentant de son fonds et seul interlocuteur vis-à-vis d'Archives online et de la Fondation durant la durée du projet.

Prestations de la Fondation des archives historiques de l'Abbaye de Saint-Maurice

La Fondation s'engage à suivre un plan de travail précis pour autant et à mesure que le financement requis pour effectuer ce travail lui soit apporté.

La Fondation s'engage à utiliser les dons reçus sur une rubrique "fonds x", selon un plan financier précis. Elle fournit au propriétaire du fonds un décompte de l'utilisation des dons selon l'avancement des travaux.

La Fondation prend en charge les divers dépôts provisoires d'archives, conformément aux usages professionnels en vigueur. Elle assure la cotation et l'inventaire des documents non inventoriés, selon les normes internationales en vigueur. Elle s'engage à retourner les documents au propriétaire dans les délais du plan de travail.

La Fondation s'engage à remettre au propriétaire au fur et à mesure de la numérisation une copie des images sur un support de sécurité (DVD).

La Fondation s'engage à enregistrer à nouveau, à intervalle réguliers, les supports de sécurité, ou à les transférer sur de nouveaux supports plus adéquats (living archives).

Selon la requête du propriétaire, la Fondation peut entreprendre le microfilmage du support numérique, afin d'obtenir une sécurité supplémentaire.

La Fondation s'engage à présenter au public le fonds d'archive en question sous une forme cohérente et séparée de son propre fonds, selon les instructions d'Archives online, en principe sur la plate-forme www.digi-archives.org.

Pour tous renseignements : jacques.lathion@netplus.ch, rlonfat@hotmail.com, fvannotti@netplus.ch, frederic.revaz@alro.ch