Preservazione e valorizzazione con il condizionamento, la catalogazione, la compilazione di un inventario, il restauro, la digitalizzazione e la pubblicazione su Internet del vostro fondo di archivi personali.

Preambolo

Siete proprietari di archivi. Avete intenzione di preservarli per i posteri in un supporto di conservazione adeguato e di valorizzarli con un'apertura virtuale al pubblico.

L'associazione Archives online ha per missione di rispondere alle vostre esigenze.

La Fondazione degli archivi storici dell'Abbazia di Saint-Maurice dispone di uno strumento di lavoro sperimentato e di un'esperienza che permette di realizzare questi obiettivi.

La piattaforma Digi-Archives è a vostra disposizione.

Situazione

Il vostro fondo è inventariato secondo le vigenti norme ISAD(G), digitalizzato secondo i criteri di qualità usuali, i regesti sono collegati alle immagini: la piattaforma Digi-Archives vi accoglie con piacere..

Il vostro fondo non è pronto per essere aperto al pubblico? Archives online vi dà gli strumenti per farlo.

Prestazioni di Archives online

Archives online :

- stabilisce il collegamento tra il proprietario del fondo e la Fondazione, in accordo con la Fondazione, valuta il lavoro da effettuare e presenta un preventivo al proprietario del fondo per accettazione;

- prepara il piano finanziario e ricerca aiuto per una parte (o la totalità) del finanziamento che deve essere coperto da fonti esterne. S'impegna a trasferire alla Fondazione i fondi ottenuti;

- propone il contratto di lavoro che vincola il proprietario dei fondi d'archivio alla Fondazione;

- sovrintende il lavoro effettuato dal personale della Fondazione e la messa online del fondo di archivi;

- non esige alcuna prestazione dal proprietario del fondo per il lavoro effettuato. Per coprire le spese, potrà ricevere dalla Fondazione un contributo.

Prestazioni del proprietario del fondo di archivi

Il proprietario affida il lavoro di messa in valore ad Archives online e alla Fondazione.

Il proprietario s'impegna a mettere provvisoriamente a disposizione di Archives online e della Fondazione alcune parti del suo fondo di archivi (in lotti successivi se necessario), secondo un piano di lavoro e un preventivo preciso.

Nel caso non potesse assumere il finanziamento del lavoro (del tutto o parzialmente), s'impegna a partecipare, nella misura del possibile, con Archives online alla ricerca dei mezzi finanziari necessari. Se per ragioni diverse non è in grado di impegnarsi in questo procedimento, verranno ricercate soluzioni differenti.

I lavori che il proprietario ha già effettuato per il condizionamento, la catalogazione, il restauro, l'inventario e altro sono considerati come una prestazione del proprietario per l'insieme del progetto.

inventariare e digitalizzare i documenti consegnati (i lavori di quotazione, d'inventario e di impaginazione sono eseguiti sul posto o negli uffici della Fondazione da specialisti assunti per gli scopi della Fondazione. Al fine di ridurre il costo del progetto, il proprietario può procedere per conto proprio alla digitalizzazione, applicando gli standard di digitalizzazione della Fondazione, per i documenti che non esigono un trattamento speciale);

pubblicare su un sito Internet, in principio www.digi-archives.org, l'inventario e i documenti digitalizzati;

farne una copia di sicurezza, proprietà di Archives online.

S'impegna a trasferire alla Fondazione, appena ricevuti, i fondi per il progetto ottenuti da donatori sollecitati da Archives online e altre istituzioni.

Garantisce di essere il solo rappresentante del fondo e il solo interlocutore di Archives online e della Fondazione per la durata del progetto.

Prestazioni della Fondazione degli archivi storici dell'Abbazia di St. Maurice

La Fondazione s'impegna a seguire un piano di lavoro preciso per quanto possibile e a condizione che il finanziamento necessario per tale lavoro le sia stato inoltrato.

La Fondazione s'impegna a utilizzare i doni ricevuti in una rubrica “fondi x”, seguendo un piano finanziario preciso. Fornirà al proprietario del fondo, durante l'avanzamento del lavoro, una distinta dell'utilizzo dei doni ricevuti.

La Fondazione prende a carico i diversi depositi provvisori di archivi, secondo gli usi professionali in vigore. Assicura la quotazione e l'inventario dei documenti non inventariati, secondo le vigenti norme internazionali. S'impegna a restituire i documenti al proprietario secondo le tappe del piano di lavoro.

La Fondazione s'impegna a rimettere al proprietario via via che la digitalizzazione è compiuta, una copia delle immagini su un supporto di sicurezza (DVD).

La Fondazione s'impegna a registrare nuovamente e a intervalli regolari i supporti di sicurezza o a trasferirli su nuovi supporti più adeguati (living archives).

A richiesta del proprietario, la Fondazione può procedere alla riproduzione su microfilm del supporto digitale elettronico, al fine di assicurare una sicurezza supplementare.

La Fondazione s'impegna a presentare al pubblico il fondo archivistico in questione in forma coerente e separata dal proprio fondo, secondo le istruzioni di Archives online, in principio sulla piattaforma www.digi-archives.org.

Per qualunque chiarimento: jacques.lathion@netplus.ch, rlonfat@hotmail.com, fvannotti@netplus.ch, frederic.revaz@alro.ch